Cuando estás trabajando en la recepción de un hotel te das cuenta de que hay muchos procesos (más de los que te imaginabas) y además la información que tienes que manejar tiene que estar siempre actualizada.

Cuando digo siempre actualizada, es porque es más normal que otros departamentos te pidan información (al recepcionista, al jefe de recepción o a las personas que se encuentran ligadas a este departamento) acerca de estatus específicos del hotel.

Por ejemplo, si necesita alguien el ADR del día no lo va a preguntar a pisos, sino a recepción. Lo mismo pasa con mucha información sensible e información que no es tan sensible.

Lo normal es que en el departamento de recepcion se disponga siempre de listados, oficiales y no oficiales, del hotel.

A continuación te detallo algunos listados que me parece que son importantes siempre tener a mano y procurar que estén siempre actualizados, haciendo que al menos una vez por turno los recepcionistas se encarguen de imprimirlos, ya sea para tenerlos por si alguna vez se necesitan o si realmente los vamos a necesitar el caso de emergencia.

 

Listado de Guests In House (Clientes alojados)

A menudo es siempre bueno imprimirlo de dos maneras: ordenados por número de habitación y por orden alfabético. Para mi este listado es uno de los más importantes porque tienes la información muy completa. Normalmente te aparecerán las fechas de llegada y salida, pax, tarifas,etc.

Tener en cuenta que aquí no salen las habitaciones asignadas pendientes de llegar, sino ya las registradas del dí y de días previos que aún se encuentran inhouse.

Listado de habitaciones con su estatus (Vacant Rooms)

Se enumeran las habitaciones desde la primera a la última y cada una de ellas tiene el status al momento en que se imprime el listado. Recordar que este es un reporte con cambios constantes, ya que según trabaje el departamento de pisos va actualizando los estados de las habitaciones.

Listado de llegadas (Arrivals detailed)

Es un reporte que indica las reservas que se encuentran en estado Due In. Es ideal poder sacar este reporte indicando los nombres de los huéspedes, el tipo de habitación reservada y asignada, número de personas, y comentarios de la reserva que sean importantes de cara a la asignación.

Habitaciones en espera (Queue Rooms)

Listado de reservas que se encuentran en cola o en espera, esto quiere decir que han llegado ya al hotel los clientes pero no les hemos dado su habitación porque o han llegado muy pronto o la habitación no está disponible y tienen que esperar.

Salidas pendientes (Departures)

Listado de reservas que están pendientes de salida ( que terminan su estancia en el hotel ) ese día. Lo normal es imprimir este reporte a primera hora por la mañana y antes de la hora oficial límite de salida del hotel, para contactar con los huéspedes despistados… Aquí aparecen también las habitaciones con late check out.

Hoja o tarjeta de registro

Documento donde se recogen los datos necesarios para registrar al cliente como huésped del hotel. Normalmente es en este documento donde el cliente firma que está de acuerdo con las condiciones de la tarifa y del hotel, así como la aceptación de que sus datos personales estén incluidos en el fichero del hotel, de acuerdo a la ley de protección de datos vigente.

Rooming list de grupos

Listado de reservas agrupadas de acuerdo al grupo al que pertenecen.

Control de límite de crédito (Credit Limit)

Listado de habitaciones cuyos cargos han superado el límite de crédito disponible de su estancia, ya sea porque no han dejado un depósito suficiente en efectivo o su tarjeta de crédito de garantía no cubre los cargos de la habitación.

Recibos de cobro

Todos los cobros hechos en la recepción del hotel que se registran en el día se guardan y clasifican según el tipo de pago con sus respectivos soportes hasta que se envían al departamento de contabilidad.

Facturas proforma de alojamiento

Documentos donde se recoge todo lo concerniente al cobro de la habitación y la pensión alimentaria de clientes de  individuales y de grupo.

Facturas de extras o cargos incidentales

Documentoque recoge todos los consumos realizados por el huésped en los diferentes outlets del hotel de forma ordenada y teniendo en cuenta la fecha en que estos fueron hechos.

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