En un hotel, las llamadas despertador o Wake Up Calls son muy importantes, especialmente si el cliente tiene una cita importante o tiene que hacer el check out ya. Sin embargo, antes, las llamadas despertador se realizaban de forma manual y se contrataba a una persona específica sólo para hacer este tipo de tareas para los huéspedes.

Llamadas despertador

Esto no se aplica más especialmente en establecimientos de hostelería muy conocidos en el que una gran cantidad de huéspedes tienen que ser llamados por teléfono para despertarles o recordarles de alguna cita importante mediante llamadas despertador. Aunque se puede decir que los pequeños establecimientos hoteleros hacen las llamadas despertador de forma manual, la tecnología sigue surgiendo y este tipos de hoteles también está mejorando y automatizando sus servicios.

Aquí es donde el software de llamadas depertador se crea y es diseñado para actualizar y despertar a los huéspedes del hotel de forma automática. La creación de este tipo de software puede ser configurada a través de un servidor de teléfono y lo único que tienes que hacer es configurar sus ajustes.

Hay que tener en cuenta que se puede configurar manualmente el software o simplemente se puede hacer clic en el botón de configuración automática. Con los ajustes manuales, se puede configurar la fecha y la hora en la que el huésped necesita una llamada despertador. La configuración automática es cuando suena el teléfono de un huéspedes en una fecha y hora especificadas.

Además. también se puede cambiar la configuración del mensaje de activación con el mensaje de configuración del software. Sólo hay que elegir las configuraciones de mensajes y escribir el mensaje que se desee incluir.

Hay que tener en cuenta que hay muchos softwares de llamadas despertador que se pueden encontrar en internet. Todo lo que hay que hacer es encontrar el software que más se adapte a las necesidades del hotel e instalarlo fácilmente en el servidor principal del hotel. De esta manera, el proceso está centralizado y se puede supervisar fácilmente una vez que se ha detectado un problema.

Con esto los hoteles pueden hacer fácilmente llamadas despertador para los huéspedes del hotel sin hacer el método manual. Esto es gracias al avance de la tecnología en la que, llamadas despertador automáticas se pueden hacer y en un instante. Por lo tanto, mejorar sus hoteles despiertan sistema actual y proporcionan una llamada de atención cortés y sin embargo automatizado.

La mayoría de los hoteles disponen de sistemas automatizados y protocolos para que no se les duerman los huéspedes

En los hoteles Meliá, por ejemplo, cuando el huésped, o el guía del grupo en los viajes organizados, solicita en la recepción del hotel que le despierten, se programa inmediatamente en la centralita telefónica. A la hora señalada, y de forma totalmente automática, el sistema llama al número de la habitación. Cuando el cliente descuelga el auricular, la centralita responde con un mensaje de buenos días y la hora. El teléfono no deja de sonar hasta que alguien responde. En el caso de que el cliente no conteste a la primera, la llamada se repite hasta en cinco ocasiones. Si aun así nadie responde, el personal de recepción acude a la habitación para conocer el motivo de la incidencia. Todo el proceso queda registrado en el sistema.

Otro método habitual es la programación es el de las televisiones interactivas, presentes en la mayoría de las cadenas. La técnica es similar a la descrita anteriormente, pero en lugar de hacer sonar el teléfono pone en marcha el televisor. Si el cliente tarda en apagar el receptor, la música o programa que se emite como despertador da paso a un pitido. Si aun así el televisor permaneciese encendido, un empleado del hotel acudiría a la habitación para comunicar personalmente la hora y desconectar el aparato. Además de estos dos sistemas, algunos hoteles emplean un método de despertador personalizado. El cliente es llamado por un miembro de la recepción.

Llamadas despertador

¿Y qué prefieren los huéspedes?

Una llamada despertador automatizada muchas veces puede dejar mucho que desear. Por motivos de costos, es muy probable que sea muy rentable tener un programa en el cual se configuren las llamadas despertador de los huéspedes porque se quita gran parte de trabajo a una persona que por lo general tiene que dejar lo que está haciendo para realizar una llamada a una habitación, pero no es muy amable ser despertado por una máquina con un mensaje pregrabado, o una llamada impersonal.

Normalmente en los hoteles de 5 estrellas y Gran Lujo el servicio personalizado es mejor apreciado que en hoteles pequeños, por lo que por lo general es estándar del hotel realizar las llamadas despertador personalmente, con una serie de componentes que realmente enriquecen a la propia llamada y que hacen que el huésped se sienta valorado e incluso, tomado en cuenta.

Según la cadena o la gestión del hotel, las llamadas despertador pueden tener los siguientes componentes:

  1. Saludo (Buenos días, Sr. XXX, esta es su llamada despertador)
  2. Hora y día de la semana (Son las 7 de la mañana y hoy es lunes 29 de agosto)
  3. Información complementaria (La temperatura del día será de máxima 28 grados y de mínima 23 grados, se pronostica que lloverá el día de hoy…)
  4. Ofrecimiento de una segunda llamada despertador (Preguntar si se desea volver allamar en 5 o 10 minutos)
  5. Ofrecimiento de otro servicio del hotel, por lo general desayuno (Desea que le transfiera al departamento de Room Service para que tomen nota de su desayuno…?)
  6. Desear un buen día.

Es importante resaltar que igual parece exagerado tener una llamada despertador con estas características, pero muchas veces el huésped está pagando por el servicio que le prestamos y espera de nosotros como mínimo un saludo por la mañana.

wake-up-call

¿Y para qué tengo configurado el software automático?

Siempre tendremos un soporte o back up con el software de las llamadas. Por ejemplo, si tenemos un grupo en casa muy grande que solicite una llamada a una hora específica, solo tendremos que configurar que sus llamadas sean en el mismo momento a la hora especificada y revisar que los huéspedes se hayan despertado.