Después de conocer los diferentes tipos de pago para los servicios que hay en un hotel, te explicaré cómo se manejan los distintos tipos de crédito y cómo funciona el control de caja de efectivo.

Facilidad de crédito para empresas

Los hoteles tienen el deber de comprobar el estado de solvencia de la empresa que está solicitando la emisión de las facturas a crédito y comprobar con el banquero de la compañía antes de incluir a esta empresa en la lista de las empresas con crédito aprobado del hotel. El departamento de cuentas o administración mantiene esta lista y se la envía a los demás departamentos del hotel, tales como reservas, recepción, facturación, ventas, etc.

Diferentes límites se establecen para diferentes empresas, en función del tamaño de la empresa, el volumen de negocio previsto y su reputación. Por ejemplo, una empresa con reputación de pronto pago podrá conseguir un mayor límite de crédito en lugar de una empresa nueva y más pequeña.

Control de crédito en la estancia

Un límite de crédito (o credit limit) se establece para el cliente en función de su perfil de crédito y luego a su vez debe estar reflejado en sus folios. La recepción deberá monitorear las cuentas de alojados y no alojados para asegurarse de que se mantienen dentro de los límites de crédito aceptables.

Por lo general, una línea de crédito se establece para los huéspedes que establecen privilegios de carga en las reservas o el proceso de registro. Los huéspedes que presenten una tarjeta de crédito en el registro podrán ser prorrogados con una línea de crédito igual al límite de crédito establecido por la compañía emisora de tarjetas de crédito. Las cuentas de invitados y no invitados con otras modalidades de crédito aprobadas están sujetas a las limitaciones establecidas por el propio hotel. Estas restricciones crediticias internas se llaman límites de la casa.

El huésped o la empresa pueden necesitar ser notificados cuando una cuenta de la oficina central se acerca al límite de la casa que tenga establecido. Estas cuentas se denominan cuentas de saldo de alto riesgo. El auditor de recepción o auditor nocturno, es el principal responsable de la identificación de las cuentas que han alcanzado o superado los límites de crédito predeterminados. Es gestión de la recepción solicitar al cliente hacer un pago parcial para reducir el saldo pendiente de la cuenta.

Después de la salida (check out)

Si el cliente cierra su cuenta a través de tarjetas de crédito, con un bono de línea aérea o agencia de viaje;  o a través de una cuenta corporativa de su empresa; la cuenta de la habitación se pone a cero en el momento de la salida y el saldo se transfiere a la contabilidad ciudad o City Ledger (facturas a crédito). Al final de un período determinado (30, 60 o 90 días), el departamento de contabilidad del hotel envía la declaración de las facturas a cada empresa en cuestión para hacer el pago y se espera de las empresas que hagan el pago puntualmente. Si llegan tarde el hotel hará un seguimiento para pedirles que aceleren el pago. En caso de un nuevo fallo, un recordatorio más fuerte será enviado y si todas estas medidas no producen ningún resultado a través un abogado se le enviará un aviso legal.

Los hoteles deben asegurarse de que los huéspedes que se les da crédito del hotel son capaces de pagar su factura en su totalidad dentro del período programado de tiempo y sólo entonces el hotel debe fijar un límite de la casa.

Problemas en el Control de Crédito

En el control de crédito pueden surgir problemas si:

  1. Al huésped no se explica con claridad qué tarjetas de crédito y divisas son aceptadas por el hotel.
  2. El cliente no está informado de que si la cuenta excede el límite de crédito tendrá que pagar el saldo en efectivo
  3. Existe falta de comunicación entre el departamento de contabilidad y el cajero o entre el auditor nocturno y el cajero
  4. Hay una negligencia por parte del personal de mirar la lista negra de límite de crédito

Control de Caja de Efectivo

  • Todo el dinero debe mantenerse bajo llave y bajo la supervisión del cajero.
  • El banco de efectivo ó float dado a la caja también es controlado y un cheque se mantiene en el mismo
  • El cajero debe tomar las precauciones necesarias cuando se trata de moneda extranjera
  • Cada vez que el cliente paga en efectivo, el cajero tiene que hacer un recibo y entregarlo al cliente.
  • El dinero recogido todos los días debe ser enviado al banco para el depósito.

El control efectivo es importante desde el punto de vista del hotel como las ventas a crédito y por lo general se recomienda:

Protección de los Fondos del Hotel

  • Los cajeros deben depositar su efectivo con frecuencia para tener una cantidad de efectivo mínimo en la mano.
  • Los cajones de dinero deben ser accesibles sólo a un cajero a la vez y deben mantenerse cerrados cuando no estén en uso.
  • Los sistemas de alarma se deben instalar en todas las áreas del hotel donde se llevan a cabo las transacciones en efectivo.
  • Un sistema coherente para el manejo de los depósitos bancarios y de recogida de dinero debe ser desarrollado y seguido.
  • El personal que manipule el dinero como el cajero, seguridad, etc debe ser designado sólo después de un escrutinio estricto y comprobación cruzada con sus empleadores anteriores. Ellos deben alternarse de debe utilizarse vez en cuando y una nueva combinación de personal.
  • Además, deben estar capacitados para reaccionar en situaciones de emergencia .